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F · Propstack
So buchen wir in Propstack
Was nicht in Propstack steht, ist nicht passiert.
Version 1.1 · Stand 06.09.2026 · gilt für alle Berater · zum Ausdrucken einfach Strg/Cmd + P
Ab dem Dienstags-Meeting kommen alle Zahlen – Leads, Termine, Einwertungen, Aufträge, Besichtigungen, Notartermine – automatisch aus Propstack. Damit die Zahlen stimmen und jedes Objekt in der richtigen Liste landet, braucht es sieben Regeln und eine Minute Sorgfalt pro Buchung. Diese Seite ist die gemeinsame Referenz.
01
Die sieben Regeln
Wer sich nur eines merkt: Jede Aktivität hat eine Kategorie, ein Objekt und einen Kontakt.
1
Jeder Termin bekommt eine Kategorie.Akquisetermin, Präsentationstermin, Besichtigung, Slot-Besichtigung, Notartermin, Übergabe – beim Anlegen auswählen, nicht „später".Ein Termin ohne Kategorie zählt in keiner Statistik. In KW 36 waren das 20 von 24 Terminen.
2
Jeder Termin hängt am Objekt und am Kontakt.Besichtigung: Objekt + Interessent. Akquisetermin: Objekt + Eigentümer. Beides verknüpfen, nicht nur eins.Nur so sehen wir je Objekt, wie viele Besichtigungen es gab – und je Kontakt, wo er steht.
3
Termine werden nie gelöscht, sondern abgesagt.Fällt ein Termin aus: Absage buchen (mit Grund). Der Termin bleibt sichtbar.Gelöschte Termine verschwinden aus der Zählung – dann fehlen uns die vereinbarten Termine und die Absagequote.
4
Gespräche werden als Notiz gebucht – mit Typ.Telefonat → 002 Telefon Notiz, alles andere → 001 Aktennotiz. Zwei Sätze reichen: Was wurde besprochen, was ist der nächste Schritt.Im Meeting sehen wir je Objekt die letzten 7 Tage. Leere Akte = „keine Aktivität", auch wenn du drei Mal telefoniert hast.
5
Der Objektstatus wird am Tag des Ereignisses gewechselt.Auftrag unterschrieben → Vorbereitung. Online → Vermarktung. Reservierungsvereinbarung → Reserviert. Notar → Abgeschlossen.Aus dem Zeitpunkt des Statuswechsels berechnen wir Aufträge pro Woche und Tage im Markt.
6
Jedes Objekt, das du bearbeitest, trägt deinen Namen.Feld „Berater" setzen, sobald du ein Objekt übernimmst – auch in der Akquise.Ohne Berater taucht das Objekt bei niemandem im Meeting auf. Aktuell: 171 Akquise-Objekte ohne Berater.
7
Anfragen, die nicht über ein Portal kommen, legst du selbst an.Telefon, Empfehlung, Laufkundschaft, Eröffnungsfeier: Kontakt anlegen + Aktivität 001 Anfrage mit Quelle. Portal-Anfragen (IS24, Immowelt, Kleinanzeigen, Homepage) kommen automatisch.Sonst zählen wir nur Portal-Leads und unterschätzen Empfehlungen – genau den Kanal, den wir ausbauen wollen.
02
Objektstatus: fünf Stufen, klare Übergänge
Jedes Objekt ist in genau einem Status. Der Wechsel passiert am Tag des Ereignisses – nicht am Freitag beim Aufräumen.
AkquiseEigentümer-Kontakt besteht, kein Auftrag184
VorbereitungAuftrag da, noch nicht online16
Vermarktungonline / aktiv angeboten25
ReserviertReservierung, Finanzierung läuft3
AbgeschlossenNotar erfolgt11
Status
Rein, wenn …
Raus, wenn …
Pflicht in diesem Status
Akquise205955
Ein Eigentümer hat Kontakt zu uns – Bewertungsanfrage über die Website (kommt automatisch), Telefonat, Empfehlung, Farming.
Auftrag unterschrieben → Vorbereitung. Oder absagen: Objekt archivieren mit Notiz „Absage: Grund".
Adresse, Objektart, Eigentümer als Kontakt verknüpft (Gruppe „Eigentümer Lead"). Berater setzen, sobald jemand aktiv dran ist. Ohne Berater = Lead-Vorrat, nicht Akquise-Pipeline.
Vorbereitung205956
Maklerauftrag ist unterschrieben (Datum!).
Objekt geht online → Vermarktung.
Berater, Angebotspreis (kein Platzhalter wie 1 €), Eigentümer in Gruppe „Eigentümer", Energieausweis-Daten, Widerrufsbelehrung als Policy.
Vermarktung205957
Exposé freigegeben, Objekt auf mindestens einem Portal.
Reservierungsvereinbarung → Reserviert. Auftrag beendet/ruhend → zurück in Vorbereitung mit Notiz oder archivieren.
Vermarktungsstart-Datum, Preis aktuell (jede Preisänderung als Aktennotiz), Portal-Export aktiv. Jede Preisanpassung: Notiz „Preis von X auf Y, Grund".
Reserviert205958
Reservierung schriftlich, Käufer benannt.
Notartermin erfolgt → Abgeschlossen. Reservierung platzt → zurück in Vermarktung + Absage am Kontakt (Grund).
Käufer-Kontakt verknüpft (Gruppe „Käufer"), Notartermin als Termin 400 Notartermin eingetragen, sobald er feststeht.
Abgeschlossen205959
Notarvertrag ist beurkundet.
—
Verkaufsdatum und Verkaufspreis am Objekt eintragen (sold_date / sold_price) – daraus entstehen Referenzen und die Umsatzstatistik. Übergabetermin als Termin.
Sonderfall Bewertungsanfragen: Über die Website entstehen automatisch Objekte im Status Akquise (Berater „info@", ca. 15 pro Monat). Das ist gewollt – sie sind der Lead-Vorrat. Sobald du eine Bewertung übernimmst: Berater auf dich setzen und den Akquisetermin buchen. Nur Akquise-Objekte mit Berater erscheinen im Meeting.
Nicht Objekte ohne Status anlegen (aktuell 9) · Status „auf Vorrat" wechseln · Preis 1 € als Platzhalter · Miet- und Kaufobjekt in einer Akte mischen (getrennte Objekte anlegen, wie bei Pantaleonsmühlengasse).
03
Was welche Zahl erzeugt
Die sechs Kennzahlen des Dienstags-Meetings und die Buchung dahinter. Die Kategorienummern sind die aus unserem Propstack.
Kennzahl
Zählt, wenn du das buchst
Wann / wer
Typischer Fehler
Leads
Aktivität 001 Anfrage am Kontakt – mit Quelle (IS24, Immowelt, Kleinanzeigen, Homepage, Empfehlung, Telefon, Event). Bewertungsanfragen über die Website zählen automatisch dazu.
Portal: automatisch. Alles andere: der, der den Kontakt hatte, am selben Tag.
Telefonische Anfrage nur als Notiz gebucht → kein Lead. Kontakt angelegt, aber keine Anfrage-Aktivität → kein Lead.
Termine vereinbart
Termin 100 Akquisetermin angelegt – mit Objekt + Eigentümer, Datum in der Zukunft.
Sofort nach dem Telefonat, der Berater.
Termin nur im eigenen Kalender. Termin ohne Kategorie („Termin bei Familie Müller").
Einwertungen
Der Akquisetermin hat stattgefunden (Datum vorbei, nicht abgesagt) – plus 120 Präsentationstermin, wenn du die Bewertung präsentierst.
Nichts extra buchen – nur nicht löschen. Absagen buchen, wenn er ausfällt.
Termin nachträglich gelöscht oder verschoben statt neu angelegt.
Aufträge
Statuswechsel Akquise → Vorbereitung, am Tag der Unterschrift. Zusätzlich die Entscheidung 112 Maklerauftrag unterschrieben? auf „Ja".
Der Berater, am Tag der Unterschrift.
Status erst beim Online-Stellen gewechselt → Auftrag zählt in der falschen Woche oder gar nicht.
Besichtigungen
Termin 200 Besichtigung (Einzeltermin) oder 300 Slot-Besichtigung (Sammeltermin) – je Interessent ein Termin, mit Objekt + Kontakt.
Beim Vereinbaren; nach dem Termin: Feedback als Notiz am Kontakt.
Ein Slot-Termin für fünf Interessenten → zählt als eine Besichtigung. Kein Objekt verknüpft → zählt bei keinem Objekt.
Notartermine
Termin 400 Notartermin am Objekt mit Käufer + Eigentümer. Nach dem Termin: Status → Abgeschlossen, Verkaufspreis + Datum eintragen.
Sobald der Termin feststeht, der Berater.
Nur Status gewechselt, kein Termin → Notartermin fehlt in der Statistik. Verkaufspreis leer → keine Referenz, keine Umsatzzahl.
Was Propstack für euch automatisch bucht
Portal-Anfragen (Anfrage + Kontakt + Exposéversand + DSGVO-Nachweis), Bewertungsanfragen über die Website (Kontakt + Objekt in Akquise), die 🤖-Aufgaben aus den Workflows (Bewertungstermin vereinbaren, Exposéfreigabe anfordern usw.). Diese Aufgaben bitte abhaken, nicht löschen – erledigte Aufgaben zeigen, dass der Prozess läuft.
04
Kontakte: Gruppe und Quelle
Die Gruppe sagt, wer jemand für uns ist. Sie wandert mit dem Prozess.
Gruppe
Wer
Wechselt zu
Eigentümer Lead
Eigentümer mit Bewertungsanfrage oder Erstkontakt, noch kein Auftrag.
„Eigentümer", sobald der Maklerauftrag unterschrieben ist.
Eigentümer
Auftraggeber eines Objekts in Vorbereitung/Vermarktung/Reserviert/Abgeschlossen.
bleibt – auch nach dem Verkauf (Empfehlungsgeber, Newsletter).
Kaufinteressent
Jeder, der auf ein Objekt anfragt oder ein Suchprofil hat.
„Käufer", sobald der Notarvertrag unterschrieben ist.
Käufer
Hat bei uns gekauft.
bleibt.
Immer Quelle am Kontakt setzen (Portal kommt automatisch; Empfehlung, Telefon, Event, Farming von Hand) · Anrede und Nachname vollständig · Telefonnummer im richtigen Feld (mobil ≠ Festnetz) · DSGVO-Status prüfen, bevor du Marketing-Mails schickst.
Nicht Dubletten anlegen – erst suchen (Name, E-Mail, Telefon), dann anlegen · Eigentümer und Interessent in einem Kontakt mischen.
05
Der Freitags-Check – fünf Minuten pro Berater
Vor dem Dienstags-Meeting, damit die Zahlen stimmen, bevor sie jemand sieht.
06
Aktuelle Baustellen (Stand 06.09.2026)
Was heute in Propstack steht und bis zum ersten Meeting bereinigt werden sollte. Danach hält der Freitags-Check das sauber.
20
Termine ohne Kategorie in KW 36von 24 Terminen. Deshalb zeigt die Statistik 0 Besichtigungen, obwohl welche stattgefunden haben dürften. Jeder Berater pflegt seine Termine der letzten zwei Wochen nach.
171
Akquise-Objekte ohne Beratervon 184. Regel ab jetzt: Nur Akquise-Objekte mit Berater gelten als aktive Akquise. Wer eine Bewertung übernimmt, trägt sich ein. Der Rest bleibt Lead-Vorrat.
20
Aktive Objekte ohne Aktivität in den letzten 7 Tagenvon 28 in Vermarktung/Reserviert. Entweder passiert dort nichts – dann gehört das ins Meeting – oder es wird nicht gebucht. Beides klären.
9
Objekte ohne Statusu. a. Münstereifeler Straße 135, Neußer Wall 89, Salbeiweg 14, Zum Römerpark 35. Status setzen oder archivieren.
2
Vorbereitung ohne Berater oder ohne PreisAntoniusstraße 28 (Berater „info@"), Lütticher Straße 8a (Preis 1 €).
4
Objekte seit über 240 Tagen in Vermarktung ohne AktivitätPantaleonsmühlengasse 22-24 (367 T), Unitasstraße 36 (366 T), Peter-Vey-Straße 30 (276 T), Damiansweg 40b (270 T). Entscheidung im Meeting: Preis, Pause oder Rücknahme.
8
Objekte mit IS24-ID am ObjektBei diesen können wir später IS24-Aufrufe und Anfragen automatisch anzeigen. Für die übrigen aktiven Objekte prüfen, ob der IS24-Export über Propstack läuft.
Erledigt (06.09.): Aktivitätstyp „003 Objektmeeting" (ID 726144) ist angelegt, im Eigentümer-Report ausgeblendet. Die Meeting-Notizen landen künftig unter diesem Typ – bitte nicht von Hand für andere Zwecke verwenden. Optional, braucht Adminrechte: ein Status „Bewertungsanfrage" vor Akquise, damit automatische Website-Objekte nicht die Akquise-Zahl verfälschen.